Memorandum atau memo adalah salah satu bentuk komunikasi tertulis yang biasanya digunakan di dalam sebuah organisasi atau perusahaan. Memo memiliki fungsi yang sangat penting sebagai alat komunikasi internal yang digunakan untuk menyampaikan informasi, pesan, atau instruksi dari satu departemen ke departemen yang lain.
Pengertian Memo
Memorandum atau memo adalah sebuah surat pendek yang digunakan untuk menyampaikan pesan dari satu pihak ke pihak lain di dalam sebuah organisasi atau perusahaan. Biasanya memo hanya digunakan untuk kepentingan internal atau antar departemen, sehingga tidak ditujukan untuk publik. Memo umumnya berisi informasi penting seperti instruksi, pelaporan, atau permintaan.
Fungsi Memo
Secara umum, memo memiliki beberapa fungsi penting di dalam sebuah organisasi atau perusahaan, antara lain:
1. Sebagai alat komunikasi internal
Memo digunakan sebagai alat komunikasi internal yang efektif dalam menyampaikan informasi, pesan, atau instruksi dari satu departemen ke departemen yang lain.
2. Sebagai alat pengarsipan
Memo juga berfungsi sebagai alat pengarsipan untuk menyimpan catatan atau dokumentasi dari suatu kegiatan atau keputusan penting di dalam sebuah organisasi atau perusahaan.
3. Sebagai alat pembuktian
Memo juga dapat digunakan sebagai alat pembuktian di dalam sebuah persidangan atau kasus hukum, karena memo merupakan bukti tertulis yang sah.
Contoh Memo
Berikut adalah contoh memo yang biasanya digunakan di dalam sebuah organisasi atau perusahaan:
1. Memo Pelaporan
Contoh memo pelaporan adalah memo yang digunakan untuk melaporkan hasil kerja atau kegiatan yang telah dilakukan oleh suatu departemen atau karyawan. Memo pelaporan ini biasanya ditujukan kepada atasan atau manajer yang lebih tinggi tingkatannya.
2. Memo Instruksi
Contoh memo instruksi adalah memo yang digunakan untuk memberikan instruksi atau tugas kepada karyawan atau departemen tertentu. Memo instruksi biasanya berisi detail tugas atau kegiatan yang harus dilakukan, serta batas waktu pelaksanaannya.
3. Memo Pemberitahuan
Contoh memo pemberitahuan adalah memo yang digunakan untuk memberitahu karyawan atau departemen tentang suatu kegiatan atau acara yang akan diadakan di dalam organisasi atau perusahaan. Memo pemberitahuan ini biasanya digunakan untuk menginformasikan tanggal, waktu, dan lokasi acara tersebut.
Cara Membuat Memo
Berikut adalah cara membuat memo yang baik dan efektif:
1. Tentukan Tujuan Memo
Sebelum membuat memo, tentukan terlebih dahulu tujuan dari memo tersebut. Apakah memo tersebut digunakan untuk melaporkan hasil kerja, memberikan instruksi, atau memberikan pemberitahuan.
2. Tentukan Penerima Memo
Tentukan penerima memo sesuai dengan tujuan memo tersebut. Pastikan memo tersebut ditujukan kepada orang yang tepat agar pesan yang disampaikan dapat diterima dengan baik.
3. Gunakan Bahasa yang Jelas dan Mudah Dipahami
Gunakan bahasa yang jelas dan mudah dipahami oleh penerima memo. Hindari menggunakan bahasa yang terlalu formal atau teknis, karena hal tersebut dapat membuat penerima memo kesulitan dalam memahami isi memo.
4. Gunakan Format Memo yang Tepat
Gunakan format memo yang tepat, seperti header memo yang berisi tanggal, penerima, dan pengirim, serta isi memo yang terdiri dari awalan, pesan, dan penutup.
5. Sertakan Informasi Penting
Sertakan informasi penting seperti batas waktu, detail tugas atau kegiatan, serta kontak person yang dapat dihubungi untuk informasi lebih lanjut.
Kesimpulan
Memorandum atau memo adalah salah satu bentuk komunikasi tertulis yang biasanya digunakan di dalam sebuah organisasi atau perusahaan. Memo memiliki fungsi yang sangat penting sebagai alat komunikasi internal yang digunakan untuk menyampaikan informasi, pesan, atau instruksi dari satu departemen ke departemen yang lain. Dalam membuat memo, pastikan untuk menentukan tujuan memo, penerima memo, menggunakan bahasa yang jelas dan mudah dipahami, serta menyertakan informasi penting yang diperlukan.
