Di era digital seperti sekarang ini, email menjadi salah satu alat komunikasi yang paling sering digunakan. Email memungkinkan kita untuk mengirim pesan ke siapa saja dan kapan saja tanpa harus bertatap muka langsung. Bagi kamu yang masih belum terbiasa dengan penggunaan email, berikut adalah cara mengirim pesan lewat email.
1. Membuat Akun Email
Langkah pertama untuk bisa mengirim pesan lewat email adalah dengan membuat akun email terlebih dahulu. Kamu dapat memilih provider email seperti Gmail, Yahoo Mail, atau Outlook. Setelah membuat akun, kamu akan mendapatkan alamat email yang dapat digunakan untuk mengirim dan menerima pesan.
2. Login ke Akun Email
Setelah memiliki akun email, langkah selanjutnya adalah login ke akun email tersebut. Untuk bisa login, kamu memerlukan username dan password yang telah kamu buat sebelumnya. Setelah berhasil login, kamu akan masuk ke halaman utama email.
3. Membuat Pesan Baru
Untuk mengirim pesan lewat email, kamu harus membuat pesan baru terlebih dahulu. Caranya sangat mudah, cukup klik tombol “Compose” atau “Buat Pesan Baru” yang ada di halaman utama email. Kemudian, akan muncul formulir yang harus kamu isi dengan benar.
4. Mengisi Alamat Tujuan
Setelah membuka formulir pesan baru, langkah selanjutnya adalah mengisi alamat email tujuan. Kamu bisa mengetik alamat email tujuan secara manual atau menggunakan fitur auto-complete yang tersedia di dalam formulir. Pastikan alamat email tujuan yang kamu masukkan benar dan valid.
5. Mengisi Subjek Pesan
Selain alamat email tujuan, kamu juga harus mengisi subjek pesan. Subjek pesan adalah kalimat singkat yang menjelaskan tentang isi pesan yang kamu kirim. Usahakan agar subjek pesan yang kamu buat singkat namun jelas, sehingga penerima pesan dapat mengerti dengan mudah.
6. Menulis Isi Pesan
Setelah mengisi alamat email tujuan dan subjek pesan, langkah selanjutnya adalah menulis isi pesan. Kamu dapat mengetik pesan secara manual atau menggunakan fitur copy-paste untuk menyalin teks dari sumber lain. Pastikan pesan yang kamu tulis jelas dan mudah dipahami oleh penerima pesan.
7. Menambahkan Lampiran File
Jika kamu ingin mengirim file seperti dokumen, foto, atau video, kamu dapat menambahkan lampiran file pada pesan yang kamu kirim. Caranya sangat mudah, cukup klik tombol “Attach File” atau “Lampirkan File” yang ada di formulir pesan baru, kemudian pilih file yang ingin kamu kirim.
8. Mengecek Kembali Isi Pesan
Sebelum mengirim pesan, pastikan kamu sudah mengecek kembali isi pesan untuk memastikan tidak ada kesalahan penulisan atau informasi yang kurang jelas. Jika sudah yakin, klik tombol “Send” atau “Kirim” untuk mengirim pesan.
9. Mengatur Pengaturan Pesan
Di dalam fitur pengaturan pesan, kamu dapat mengatur berbagai hal seperti font, ukuran teks, warna, dan lain sebagainya. Kamu juga dapat mengatur pengaturan privasi seperti menambahkan tanda tangan atau mengatur pesan menjadi rahasia.
10. Membalas Pesan
Jika kamu menerima pesan dari seseorang, kamu dapat membalas pesan tersebut dengan cara yang sama seperti membuat pesan baru. Caranya sangat mudah, cukup klik tombol “Reply” atau “Balas” yang ada di bawah pesan yang kamu terima, kemudian isi formulir pesan baru seperti biasa.
11. Membalas Semua Pesan
Jika kamu ingin membalas pesan ke semua orang yang terlibat dalam thread pesan, kamu dapat menggunakan fitur “Reply All” atau “Balas Semua”. Dengan fitur ini, pesan akan dikirim ke semua penerima yang terlibat dalam thread pesan.
12. Meneruskan Pesan
Jika kamu ingin meneruskan pesan yang kamu terima kepada orang lain, kamu dapat menggunakan fitur “Forward” atau “Teruskan”. Dengan fitur ini, pesan akan dikirim ke alamat email yang kamu pilih sebagai penerima.
13. Menandai Pesan sebagai Penting
Jika kamu menerima pesan yang penting, kamu dapat menandai pesan tersebut sebagai penting agar lebih mudah ditemukan di kemudian hari. Caranya sangat mudah, cukup klik tombol “Mark as Important” atau “Tandai sebagai Penting” yang ada di bawah pesan yang kamu terima.
14. Menandai Pesan sebagai Spam
Jika kamu menerima pesan yang dianggap spam atau tidak penting, kamu dapat menandai pesan tersebut sebagai spam agar tidak muncul di kotak masuk kamu di kemudian hari. Caranya sangat mudah, cukup klik tombol “Mark as Spam” atau “Tandai sebagai Spam” yang ada di bawah pesan yang kamu terima.
15. Menghapus Pesan
Jika kamu ingin menghapus pesan yang sudah tidak dibutuhkan lagi, kamu dapat menggunakan fitur “Delete” atau “Hapus”. Dengan fitur ini, pesan akan dihapus dari kotak masuk kamu dan tidak dapat dipulihkan lagi.
16. Mengatur Folder Pesan
Agar pesan kamu lebih terorganisir, kamu dapat mengatur folder pesan sesuai dengan kategori atau topik tertentu. Dengan fitur ini, kamu dapat dengan mudah menemukan pesan yang kamu butuhkan di kemudian hari.
17. Membuat Label Pesan
Selain folder, kamu juga dapat membuat label pesan untuk memudahkan pengorganisasian pesan. Label pesan dapat diberikan pada pesan yang memiliki topik atau kategori tertentu, seperti pekerjaan, keluarga, atau sekolah.
18. Menggunakan Fitur Filter
Jika kamu menerima banyak pesan setiap harinya, kamu dapat menggunakan fitur filter untuk memilah pesan yang penting dan tidak penting. Dengan fitur ini, kamu dapat mengatur pesan agar masuk ke folder atau label tertentu sesuai dengan kriteria yang kamu tentukan.
19. Menggunakan Fitur Canned Responses
Jika kamu sering mengirim pesan dengan isi yang sama, kamu dapat menggunakan fitur canned responses untuk memudahkan pengiriman pesan. Dengan fitur ini, kamu dapat menyimpan pesan yang sering digunakan dan menggunakannya kembali tanpa perlu mengetik ulang.
20. Menggunakan Signature Pesan
Untuk memberikan kesan profesional dan personal pada pesan yang kamu kirim, kamu dapat menggunakan signature pesan. Signature pesan adalah tanda tangan digital yang berisi informasi tentang kamu seperti nama, jabatan, dan kontak yang dapat dihubungi.
Kesimpulan
Mengirim pesan lewat email memang sangat mudah dan praktis, namun kamu juga harus memperhatikan etika penggunaan email agar tidak menimbulkan kesalahpahaman atau masalah di kemudian hari. Selain itu, pastikan kamu selalu update tentang keamanan email dan password agar email kamu tidak mudah diretas oleh pihak yang tidak bertanggung jawab.
Artikel Cara Mengirim Pesan Lewat Email
© Copyright 2023 TEKNOBGT.COM
