Jika Anda bekerja di kantor atau perusahaan, tentu akan sering mengirim surat keluar. Surat keluar merupakan salah satu bentuk komunikasi bisnis yang penting dan harus dilakukan dengan benar dan efisien. Untuk itu, diperlukan prosedur penanganan surat keluar yang baik. Berikut adalah beberapa langkah yang bisa Anda ikuti:
1. Menyiapkan Surat
Langkah pertama dalam penanganan surat keluar adalah menyiapkan surat itu sendiri. Pastikan surat tersebut memiliki format yang benar, lengkap dengan alamat tujuan, tanggal, nomor surat, dan materi surat yang jelas dan singkat.
2. Menandatangani Surat
Setelah surat siap, langkah selanjutnya adalah menandatangani surat. Pastikan tanda tangan Anda jelas dan mudah dibaca, serta sesuai dengan jabatan atau posisi Anda di perusahaan.
3. Mencetak Surat
Setelah menandatangani surat, langkah selanjutnya adalah mencetak surat tersebut. Pastikan kualitas cetakan bagus dan jelas agar surat mudah dibaca oleh penerima.
4. Melampirkan Dokumen Pendukung
Jika surat tersebut membutuhkan dokumen pendukung seperti laporan keuangan atau gambar, pastikan dokumen tersebut sudah dilampirkan sebelum surat dikirimkan.
5. Mengisi Buku Register
Sebelum surat dikirimkan, pastikan Anda mengisi buku register atau daftar surat keluar. Hal ini berguna untuk memantau surat yang sudah dikirimkan dan memudahkan jika suatu saat surat tersebut perlu dicari kembali.
6. Membuat Salinan Surat
Selain mengisi buku register, pastikan juga untuk membuat salinan surat yang sudah dikirimkan. Salinan surat ini bisa digunakan sebagai bukti jika suatu saat diperlukan.
7. Membuat Label Pengiriman
Setelah semua langkah di atas selesai dilakukan, langkah selanjutnya adalah membuat label pengiriman. Label ini berisi alamat tujuan, nomor surat, dan tanggal pengiriman.
8. Mengirim Surat
Setelah semua langkah di atas sudah dilakukan, surat siap untuk dikirimkan. Pastikan surat tersebut dikirimkan ke alamat yang tepat serta menggunakan jasa pengiriman yang terpercaya.
9. Memantau Pengiriman
Setelah surat dikirimkan, pastikan untuk memantau pengiriman surat tersebut. Hal ini berguna untuk memastikan bahwa surat sudah sampai ke alamat tujuan dan tidak mengalami kendala selama pengiriman.
10. Menyimpan Salinan Surat
Setelah surat berhasil dikirimkan, pastikan untuk menyimpan salinan surat yang sudah dibuat. Salinan surat ini berguna jika suatu saat diperlukan sebagai bukti atau referensi.
11. Mengarsipkan Surat
Setelah semua langkah di atas sudah dilakukan, langkah terakhir adalah mengarsipkan surat tersebut. Pastikan surat disimpan di tempat yang aman dan mudah diakses jika diperlukan.
Kesimpulan
Penanganan surat keluar merupakan salah satu tugas penting dalam dunia bisnis. Dengan mengikuti prosedur yang benar dan efisien, maka surat keluar dapat dikirimkan dengan tepat waktu dan tanpa kendala. Selain itu, prosedur penanganan surat keluar yang baik juga berguna untuk memudahkan jika suatu saat surat tersebut perlu dicari kembali. Oleh karena itu, pastikan Anda mengikuti langkah-langkah di atas dengan benar dan teratur.
Artikel Prosedur Penanganan Surat Keluar
© Copyright 2023 TEKNOBGT.COM
