Surat dinas adalah komunikasi resmi yang digunakan oleh instansi atau lembaga dalam menjalin hubungan kerja sama. Surat dinas memiliki bentuk yang khas dan terdapat beberapa ciri yang membedakannya dengan surat resmi lainnya. Berikut ini adalah beberapa ciri surat dinas dari segi bentuk.
1. Kepala Surat
Salah satu ciri surat dinas yang paling mudah dikenali adalah kepala surat yang terdapat di bagian atas surat. Kepala surat berisi nama instansi atau lembaga yang mengirimkan surat, alamat, nomor telepon, dan faksimili. Kepala surat juga seringkali dilengkapi dengan logo atau lambang instansi atau lembaga tersebut.
2. Nomor Surat
Setiap surat dinas memiliki nomor surat yang menunjukkan urutan surat yang dikirimkan oleh instansi atau lembaga tersebut. Nomor surat biasanya diletakkan di sebelah kanan atas kepala surat.
3. Tanggal Surat
Tanggal surat menunjukkan kapan surat tersebut dikirimkan dan diterima oleh penerima. Tanggal surat biasanya diletakkan di sebelah kanan bawah nomor surat.
4. Hal Surat
Hal surat berisi tentang pokok pembahasan surat yang dikirimkan. Hal surat biasanya diletakkan di bawah nomor surat dan tanggal surat, dan diawali dengan kata “Perihal” atau “Hal”.
5. Isi Surat
Isi surat dinas harus jelas, singkat, padat, dan mudah dipahami oleh penerima. Isi surat biasanya dibagi menjadi beberapa paragraf yang terdiri dari pembukaan, isi, dan penutup.
6. Pembukaan Surat
Pembukaan surat dinas dimulai dengan kata sapaan yang sopan dan menghormati penerima surat. Pembukaan surat biasanya dimulai dengan kata-kata seperti “Kepada Yth.”, “Dengan hormat”, atau “Salam sejahtera”.
7. Isi Surat
Isi surat dinas harus mengikuti aturan penulisan surat dinas yang benar, seperti penggunaan bahasa yang baku, penggunaan tanda baca yang tepat, dan penggunaan kata-kata yang sopan dan menghormati penerima surat.
8. Penutup Surat
Penutup surat dinas berisi tentang harapan atau permintaan kepada penerima surat. Penutup surat biasanya dimulai dengan kata-kata seperti “Demikianlah”, “Terima kasih”, atau “Hormat saya”.
9. Tanda Tangan
Tanda tangan adalah tanda pengesahan yang menunjukkan bahwa surat dinas tersebut dikirimkan oleh instansi atau lembaga yang bersangkutan. Tanda tangan biasanya diletakkan di bawah penutup surat.
10. Lampiran
Lampiran adalah dokumen atau informasi tambahan yang dilampirkan bersama surat dinas. Lampiran biasanya diletakkan di bawah isi surat dan diawali dengan kata “Lampiran” atau “Attachment”.
11. Format Surat
Surat dinas harus memenuhi format yang sudah ditentukan, seperti ukuran kertas, posisi kepala surat, dan posisi nomor surat. Format surat yang benar akan memudahkan penerima surat dalam membaca dan memahami isi surat.
12. Penggunaan Font
Penggunaan font pada surat dinas haruslah mudah dibaca dan tidak terlalu kecil. Font yang biasa digunakan pada surat dinas adalah Times New Roman atau Arial dengan ukuran 12.
13. Spasi Antar Paragraf
Spasi antar paragraf pada surat dinas haruslah konsisten, yaitu menggunakan spasi tunggal atau ganda. Spasi antar paragraf yang konsisten akan membuat surat dinas terlihat lebih rapi dan mudah dibaca.
14. Penggunaan Warna
Penggunaan warna pada surat dinas haruslah terbatas pada warna hitam atau biru tua. Penggunaan warna yang terlalu mencolok atau warna-warna cerah dapat membuat surat dinas terlihat kurang formal.
15. Penggunaan Tabel dan Grafik
Penggunaan tabel dan grafik pada surat dinas dapat memudahkan penerima surat dalam memahami isi surat. Namun, penggunaan tabel dan grafik haruslah disesuaikan dengan kebutuhan dan tidak berlebihan.
16. Penggunaan Kertas
Penggunaan kertas pada surat dinas haruslah kertas yang berkualitas dan tidak mudah robek. Kertas yang digunakan biasanya adalah kertas HVS atau kertas surat.
17. Penggunaan Amplop
Penggunaan amplop pada surat dinas haruslah sesuai dengan ukuran surat dan dibubuhi alamat penerima surat. Amplop biasanya dicetak dengan logo atau lambang instansi atau lembaga yang mengirimkan surat dinas.
18. Pengiriman Surat
Pengiriman surat dinas haruslah melalui pos atau jasa pengiriman yang terpercaya. Pengiriman surat dinas juga harus dilengkapi dengan nomor resi atau bukti pengiriman yang dapat digunakan untuk melacak surat tersebut.
19. Penyimpanan Surat
Surat dinas yang telah diterima harus disimpan dengan rapi dan teratur. Surat dinas yang disimpan dengan baik akan memudahkan instansi atau lembaga dalam mencari surat tersebut jika dibutuhkan di kemudian hari.
20. Kesimpulan
Dari beberapa ciri surat dinas dari segi bentuk di atas, dapat disimpulkan bahwa surat dinas memiliki bentuk yang khas dan harus memenuhi aturan penulisan surat dinas yang benar. Surat dinas yang dibuat dengan baik akan memudahkan penerima surat dalam membaca dan memahami isi surat, serta meningkatkan profesionalitas instansi atau lembaga yang mengirimkan surat dinas.
Referensi
- Surat Dinas. (n.d.). Retrieved from https://www.scribd.com/doc/313715144/Surat-Dinas
- Aturan Penulisan Surat Dinas. (2019, March 11). Retrieved from https://www.kompasiana.com/muhazhari1981/5c858beeaeebe1469a127b99/aturan-penulisan-surat-dinas
- Panduan Lengkap Penulisan Surat Dinas. (2018, October 15). Retrieved from https://www.baguz.biz/id/panduan-lengkap-penulisan-surat-dinas/
Artikel Bagaimana Ciri Surat Dinas dari Segi Bentuk
© Copyright 2023 TEKNOBGT.COM
