Surat dinas adalah salah satu bentuk komunikasi resmi yang digunakan oleh instansi pemerintah, swasta, hingga lembaga pendidikan. Surat dinas digunakan untuk menyampaikan informasi, permintaan, atau permohonan secara resmi. Pada umumnya, surat dinas memiliki unsur-unsur yang harus dipenuhi agar dapat dikategorikan sebagai surat dinas yang benar. Berikut adalah beberapa unsur yang harus ada pada surat dinas:
1. Kepala Surat
Kepala surat merupakan bagian paling atas dari surat dinas yang berisi logo atau nama instansi yang mengeluarkan surat. Kepala surat biasanya diletakkan di tengah atau kiri atas surat.
2. Nomor Surat
Nomor surat adalah nomor yang diberikan oleh instansi yang mengeluarkan surat untuk memudahkan pengarsipan dan identifikasi surat. Nomor surat biasanya terdiri dari kode singkatan instansi dan nomor urut surat.
3. Lampiran
Lampiran adalah dokumen atau informasi tambahan yang ditambahkan pada surat dinas. Lampiran dapat berupa file dokumen, gambar, atau data lainnya yang mendukung isi surat dinas.
4. Alamat Tujuan
Alamat tujuan adalah alamat lengkap penerima surat dinas. Alamat tujuan biasanya terdiri dari nama instansi, alamat, dan kode pos.
5. Tanggal Surat
Tanggal surat adalah tanggal pengiriman surat dinas. Tanggal surat biasanya diletakkan di bawah kepala surat dan nomor surat.
6. Perihal
Perihal adalah judul atau topik utama dari surat dinas. Perihal biasanya diletakkan di bawah nomor surat dan tanggal surat.
7. Isi Surat
Isi surat adalah pesan atau informasi yang ingin disampaikan oleh pengirim surat. Isi surat biasanya terdiri dari beberapa paragraf yang diatur secara sistematis dan jelas.
8. Tanda Tangan
Tanda tangan adalah tanda yang menunjukkan bahwa surat dinas tersebut benar-benar berasal dari instansi yang tertera pada kepala surat. Tanda tangan biasanya diletakkan di bawah isi surat atau di bagian bawah surat.
9. Jabatan Pengirim
Jabatan pengirim adalah jabatan atau posisi yang dipegang oleh pengirim surat. Jabatan pengirim biasanya diletakkan di bawah tanda tangan dan nama pengirim.
10. Nama Pengirim
Nama pengirim adalah nama lengkap pengirim surat dinas. Nama pengirim biasanya diletakkan di bawah jabatan pengirim.
11. Salam Pembuka
Salam pembuka adalah ucapan pembuka pada surat dinas yang ditujukan kepada penerima surat. Salam pembuka biasanya terdiri dari kata-kata seperti “Kepada Yth.” atau “Saudara/i”.
12. Salam Penutup
Salam penutup adalah ucapan penutup pada surat dinas yang ditujukan kepada penerima surat. Salam penutup biasanya terdiri dari kata-kata seperti “Demikian surat kami sampaikan” atau “Hormat kami”.
13. Halaman Surat
Halaman surat adalah jumlah halaman surat dinas. Halaman surat biasanya diletakkan di bagian kanan bawah halaman surat.
14. Bahasa
Bahasa yang digunakan pada surat dinas haruslah menggunakan bahasa resmi dan baku. Bahasa yang digunakan harus mudah dipahami dan tidak mengandung unsur yang dapat menyinggung atau merugikan pihak lain.
15. Format
Format surat dinas haruslah rapi, terstruktur, dan mudah dibaca. Format harus mempertimbangkan margin, jenis huruf, ukuran font, dan jarak antar paragraf serta antar baris.
16. Waktu Pengiriman
Waktu pengiriman surat dinas haruslah tepat dan mempertimbangkan waktu yang dibutuhkan untuk pengiriman surat. Surat dinas yang membutuhkan tanggapan atau respons dari pihak penerima harus dikirimkan dengan waktu yang memadai.
17. Penggunaan Kop Surat
Kop surat adalah bentuk kepala surat yang digunakan oleh instansi pemerintah atau swasta. Penggunaan kop surat harus mengikuti aturan dan ketentuan yang berlaku.
18. Tujuan Surat
Tujuan surat adalah tujuan dari pengiriman surat dinas. Tujuan surat haruslah jelas dan spesifik agar penerima surat dapat memahami maksud dan tujuan dari pengiriman surat.
19. Penerima Surat
Penerima surat adalah pihak yang menerima surat dinas. Penerima surat haruslah sesuai dengan tujuan pengiriman surat dan harus memiliki kewenangan untuk menanggapi atau merespons surat dinas tersebut.
20. Penutup Surat
Penutup surat adalah penutup dari isi surat dan biasanya diakhiri dengan salam penutup. Penutup surat haruslah jelas dan mudah dipahami.
Kesimpulan
Surat dinas adalah bentuk komunikasi resmi yang harus memenuhi beberapa unsur agar dapat dikategorikan sebagai surat dinas yang benar. Unsur tersebut meliputi kepala surat, nomor surat, lampiran, alamat tujuan, tanggal surat, perihal, isi surat, tanda tangan, jabatan pengirim, nama pengirim, salam pembuka, salam penutup, halaman surat, bahasa, format, waktu pengiriman, penggunaan kop surat, tujuan surat, penerima surat, dan penutup surat. Penggunaan surat dinas yang benar dapat meningkatkan citra dan profesionalisme suatu instansi atau lembaga.
Artikel Apa Saja Unsur Pada Surat Dinas?
© Copyright 2023 TEKNOBGT.COM
