Surat adalah salah satu bentuk komunikasi tertulis yang masih digunakan hingga saat ini. Surat dapat digunakan untuk berbagai keperluan, seperti mengajukan permohonan, memberikan informasi, atau mengungkapkan pendapat. Namun, untuk membuat surat yang baik dan benar, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan. Berikut adalah beberapa tips cara membuat surat yang baik dan benar.
1. Tentukan Tujuan Surat
Sebelum membuat surat, tentukan terlebih dahulu tujuan surat. Apakah surat tersebut digunakan untuk mengajukan permohonan, memberikan informasi, atau mengungkapkan pendapat. Dengan menentukan tujuan surat, maka akan memudahkan penulis dalam menentukan isi dan struktur surat.
2. Tentukan Penerima Surat
Selain menentukan tujuan surat, tentukan juga penerima surat. Penerima surat dapat berupa perorangan, lembaga, atau perusahaan. Dengan menentukan penerima surat, penulis dapat menyesuaikan bahasa dan gaya penulisan surat agar sesuai dengan siapa yang akan membaca surat tersebut.
3. Gunakan Bahasa yang Jelas dan Mudah Dipahami
Bahasa yang digunakan dalam surat harus jelas dan mudah dipahami. Hindari menggunakan bahasa yang sulit dipahami atau bahasa yang terlalu formal. Gunakan bahasa yang sesuai dengan tujuan surat dan penerima surat.
4. Gunakan Format Surat yang Sesuai
Gunakan format surat yang sesuai dengan jenis surat yang akan dibuat. Ada beberapa jenis format surat, seperti format surat bisnis, format surat dinas, dan format surat pribadi. Pilih format surat yang sesuai dengan tujuan surat dan penerima surat.
5. Sertakan Informasi yang Diperlukan
Sertakan informasi yang diperlukan dalam surat. Informasi yang diperlukan dapat berupa nama, alamat, nomor telepon, atau nomor identitas. Pastikan informasi yang disertakan benar dan lengkap.
6. Jelaskan Isi Surat dengan Singkat dan Jelas
Isi surat harus dijelaskan dengan singkat dan jelas. Hindari penggunaan kalimat yang panjang dan rumit. Gunakan kalimat yang mudah dipahami dan langsung ke intinya.
7. Gunakan Kalimat yang Tepat
Gunakan kalimat yang tepat dan sesuai dengan tujuan surat. Hindari penggunaan kalimat yang ambigu atau tidak jelas. Gunakan kalimat yang memudahkan penerima surat dalam memahami isi surat.
8. Sertakan Informasi Pendukung
Sertakan informasi pendukung yang relevan dengan isi surat. Informasi pendukung dapat berupa data, fakta, atau referensi. Pastikan informasi pendukung yang disertakan benar dan dapat dipertanggungjawabkan.
9. Gunakan Paragraf yang Terstruktur
Gunakan paragraf yang terstruktur agar isi surat mudah dipahami. Buat paragraf yang terpisah untuk setiap topik yang dibahas. Gunakan kalimat pembuka dan kalimat penutup untuk setiap paragraf agar isi surat lebih terstruktur.
10. Sertakan Tanda Tangan dan Tanggal
Sertakan tanda tangan dan tanggal pada surat. Tanda tangan digunakan sebagai tanda bahwa surat tersebut benar-benar ditulis oleh penulis yang bersangkutan. Tanggal digunakan sebagai tanda kapan surat tersebut ditulis.
11. Gunakan Amplop yang Sesuai
Gunakan amplop yang sesuai dengan ukuran surat. Pastikan alamat penerima surat tercantum dengan jelas pada amplop. Gunakan perangko yang sesuai dengan berat surat.
12. Periksa Ulang Surat sebelum Dikirim
Periksa ulang surat sebelum dikirim. Pastikan tidak ada kesalahan dalam penulisan surat dan informasi yang disertakan benar dan lengkap. Periksa juga format surat dan penggunaan bahasa yang digunakan.
13. Hindari Penggunaan Kata-Kata Kasar
Hindari penggunaan kata-kata kasar atau tidak sopan dalam surat. Gunakan bahasa yang santun dan sopan agar surat lebih terlihat profesional.
14. Hindari Penggunaan Kata-Kata yang Menyinggung
Hindari penggunaan kata-kata yang menyinggung atau merendahkan pihak lain dalam surat. Gunakan bahasa yang netral dan tidak menyinggung pihak lain.
15. Gunakan Surat Elektronik dengan Bijak
Jika menggunakan surat elektronik, gunakan dengan bijak. Hindari penggunaan surat elektronik untuk tujuan yang tidak benar atau merugikan pihak lain.
16. Sertakan Lampiran Jika Diperlukan
Sertakan lampiran jika diperlukan. Lampiran dapat berupa dokumen, gambar, atau data lainnya yang mendukung isi surat. Pastikan lampiran yang disertakan relevan dengan isi surat.
17. Hindari Penggunaan Singkatan yang Tidak Dikenal
Hindari penggunaan singkatan yang tidak dikenal dalam surat. Gunakan singkatan yang umum dan dikenal oleh penerima surat.
18. Sertakan Kontak Penulis
Sertakan kontak penulis pada surat. Kontak penulis dapat berupa nomor telepon atau alamat email. Sertakan juga informasi yang dapat dihubungi jika terdapat pertanyaan atau keterangan lebih lanjut.
19. Gunakan Bahasa Indonesia yang Baik dan Benar
Gunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar dalam penulisan surat. Hindari penggunaan bahasa yang tidak baku atau tidak jelas artinya. Gunakan ejaan dan tata bahasa yang benar.
20. Perhatikan Etika dan Norma Sosial
Perhatikan etika dan norma sosial dalam penulisan surat. Hindari penggunaan bahasa yang tidak sopan atau menyinggung norma sosial. Perhatikan juga budaya dan kebiasaan penerima surat dalam penulisan surat.
Kesimpulan
Membuat surat yang baik dan benar memerlukan perhatian khusus terhadap berbagai aspek, seperti tujuan surat, penerima surat, bahasa yang digunakan, format surat, informasi yang disertakan, dan lain sebagainya. Dengan mengikuti tips cara membuat surat yang baik dan benar di atas, diharapkan dapat membantu penulis dalam membuat surat yang lebih profesional dan efektif.
