Surat dinas merupakan salah satu bentuk komunikasi resmi yang biasa digunakan dalam lingkungan instansi atau organisasi. Surat dinas digunakan untuk menyampaikan informasi, meminta persetujuan, memberikan instruksi, dan sebagainya.
Pengertian Surat Dinas
Surat dinas adalah surat yang digunakan dalam lingkungan instansi atau organisasi untuk keperluan komunikasi resmi. Surat dinas harus memenuhi kaidah-kaidah tata bahasa dan struktur yang ditetapkan.
Struktur Surat Dinas
Struktur surat dinas terdiri dari beberapa bagian, yaitu:
- Header
- Identitas Surat
- Tanggal
- Perihal
- Isi Surat
- Tanda Tangan
- Lampiran
Header
Header adalah bagian atas dari surat dinas yang berisi logo instansi atau organisasi yang mengeluarkan surat. Logo ini harus tercetak dengan jelas dan tidak boleh samar.
Identitas Surat
Identitas surat adalah bagian yang berisi nomor dan lampiran surat. Nomor surat ini harus unik dan tidak boleh sama dengan nomor surat lainnya. Lampiran adalah dokumen pendukung yang terlampir dalam surat.
Tanggal
Tanggal adalah bagian yang berisi tanggal pengiriman surat. Tanggal ini harus dicantumkan dengan jelas dan tidak boleh samar.
Perihal
Perihal adalah bagian yang berisi tentang tujuan atau isi dari surat yang akan dikirimkan. Perihal harus tercetak dengan jelas dan tidak boleh samar.
Isi Surat
Isi surat adalah bagian yang berisi tentang informasi yang ingin disampaikan. Isi surat harus disusun dengan bahasa yang jelas dan mudah dipahami oleh pembaca.
Tanda Tangan
Tanda tangan adalah bagian yang berisi tanda tangan dari pejabat yang bertanggung jawab dalam mengeluarkan surat. Tanda tangan harus tercetak dengan jelas dan tidak boleh samar.
Lampiran
Lampiran adalah bagian yang berisi dokumen pendukung yang terlampir dalam surat. Lampiran harus disusun dengan rapi dan terurut.
Tips Menulis Surat Dinas
Berikut adalah beberapa tips dalam menulis surat dinas:
- Gunakan bahasa yang sopan dan formal
- Jangan menggunakan bahasa yang ambigu atau samar
- Cantumkan nomor surat dan lampiran dengan jelas
- Periksa kembali tata bahasa dan ejaan sebelum mengirimkan surat
- Gunakan template surat dinas yang sudah disediakan oleh instansi atau organisasi
Kesimpulan
Dalam menulis surat dinas, kita harus memperhatikan struktur dan kaidah-kaidah tata bahasa yang berlaku. Surat dinas harus disusun dengan bahasa yang sopan dan formal agar dapat menghasilkan komunikasi yang efektif. Dengan memperhatikan tips di atas, diharapkan dapat membantu kita dalam menulis surat dinas dengan baik dan benar.
