Surat dinas merupakan salah satu jenis surat yang paling sering digunakan di lingkungan kerja. Surat ini biasanya digunakan untuk keperluan bisnis yang berkaitan dengan perusahaan atau organisasi yang bersangkutan. Dalam pembuatan surat dinas, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan agar surat tersebut dapat dibaca dan dipahami dengan baik oleh penerima. Berikut ini adalah contoh surat dinas yang dapat dijadikan acuan dalam menulis surat dinas yang benar.
Bagian Awal Surat
Bagian awal surat dinas terdiri dari hal-hal yang perlu disebutkan seperti nomor surat, tanggal surat, nama penerima, jabatan penerima, dan alamat lengkap. Nomor surat dan tanggal surat penting untuk menunjukkan bahwa surat tersebut benar-benar dikeluarkan pada tanggal tertentu. Nama penerima dan jabatan penerima harus disebutkan dengan jelas agar surat dapat langsung diteruskan ke pihak yang dituju. Alamat lengkap juga perlu dicantumkan untuk memudahkan pengirim dan penerima dalam mengirim dan menerima surat.
Isi Surat
Isi surat dinas harus jelas dan mudah dipahami. Surat harus ditulis dengan bahasa yang sopan dan tidak menggunakan bahasa yang kasar atau menyebutkan hal-hal yang tidak perlu. Isi surat harus singkat, padat, dan jelas. Selain itu, surat dinas harus mengandung informasi yang benar dan akurat. Surat dinas juga harus mengikuti format yang telah ditentukan oleh perusahaan atau organisasi yang bersangkutan.
Tata Bahasa dan Ejaan
Tata bahasa dan ejaan yang digunakan dalam surat dinas harus benar dan sesuai dengan aturan yang berlaku. Hindari penggunaan kata-kata yang tidak baku atau slang. Selain itu, pastikan ejaan kata-kata yang digunakan benar dan tidak salah. Perhatikan juga tanda baca dan penulisan huruf kapital yang tepat.
Pengakhiran Surat
Bagian pengakhiran surat dinas terdiri dari ucapan terima kasih dan tanda tangan. Ucapan terima kasih ini menunjukkan bahwa pengirim surat menghargai penerima surat dan berterima kasih atas waktu dan perhatian yang diberikan. Tanda tangan juga penting untuk menunjukkan bahwa surat tersebut benar-benar dikeluarkan oleh pihak yang berwenang.
Contoh Surat Dinas
Berikut ini adalah contoh surat dinas yang dapat dijadikan acuan dalam menulis surat dinas yang benar:
No. Surat: 001/SD/IX/2021
Tanggal: 1 September 2021
Kepada Yth,
Bapak/Ibu Direktur Utama CV. ABCD
Di tempat
Dengan hormat,
Kami dari PT XYZ mengucapkan terima kasih atas kerjasama yang telah terjalin dengan baik selama ini. Sehubungan dengan itu, kami ingin mengajukan permohonan untuk bekerja sama dalam proyek yang akan dilaksanakan pada bulan Oktober 2021.
Proyek ini meliputi pembangunan gedung perkantoran seluas 10.000 meter persegi dengan biaya sebesar Rp 10 miliar. Kami yakin bahwa CV. ABCD adalah mitra yang tepat untuk mengerjakan proyek ini.
Kami berharap agar CV. ABCD dapat memberikan tanggapan dalam jangka waktu 7 hari sejak diterimanya surat ini. Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.
Hormat kami,
PT XYZ
Ttd.
Kesimpulan
Menulis surat dinas memang memerlukan ketelitian dan kehati-hatian agar surat tersebut dapat dipahami dengan baik oleh penerima. Dalam penulisan surat dinas, perhatikan bagian awal surat, isi surat, tata bahasa dan ejaan, serta pengakhiran surat. Dengan mengikuti contoh surat dinas yang benar, diharapkan dapat membantu dalam menulis surat dinas yang baik dan benar.
