Filling Kabinet: Cara Mudah Mengatur Arsip Dokumen

admin 12 Mei 2023pendidikan73 Views

Kita semua pasti pernah mengalami kesulitan dalam mencari dokumen yang tersimpan di dalam kabinet. Apalagi jika kabinet tersebut tidak teratur. Untuk mengatasi masalah ini, penting bagi kita untuk memiliki sistem pengarsipan yang baik. Salah satu cara untuk mengorganisir dokumen adalah dengan menggunakan filling kabinet. Berikut adalah beberapa tips untuk mengatur filling kabinet dengan mudah.

1. Tentukan Kategori Dokumen

Sebelum memulai, tentukan terlebih dahulu kategori dokumen yang akan disimpan. Misalnya, dokumen keuangan, dokumen perizinan, dokumen kontrak, dan lain sebagainya. Hal ini akan memudahkan Anda dalam mengidentifikasi dokumen yang ingin dicari di kemudian hari.

2. Identifikasi Dokumen

Selanjutnya, identifikasi dokumen yang akan disimpan di dalam filling kabinet. Pastikan dokumen tersebut lengkap dengan label dan tanggal. Hal ini akan memudahkan Anda dalam mencari dokumen yang diinginkan.

3. Siapkan Filling Kabinet

Sebelum mengisi filling kabinet, pastikan kabinet tersebut bersih dan rapi. Siapkan pula label dan pembatas untuk memudahkan dalam mengelompokkan dokumen. Jangan lupa untuk memberikan nomor urut pada setiap dokumen agar mudah diidentifikasi.

4. Buat Daftar Inventaris Dokumen

Untuk memudahkan dalam mencari dokumen, buatlah daftar inventaris dokumen yang disimpan di dalam filling kabinet. Daftar ini dapat dibuat secara manual atau menggunakan program aplikasi seperti Microsoft Excel.

5. Simpan Dokumen dengan Rapi

Setelah semua dokumen diidentifikasi dan dikelompokkan, simpanlah dokumen dengan rapi di dalam filling kabinet. Pastikan setiap dokumen berada di tempat yang sesuai dengan kategori yang telah ditentukan sebelumnya.

6. Jangan Lupa untuk Mengunci Kabinet

Agar dokumen tetap aman dan terjaga kerahasiaannya, pastikan untuk mengunci filling kabinet setelah digunakan. Hal ini juga akan menghindarkan dokumen dari tangan-tangan yang tidak bertanggung jawab.

7. Lakukan Pemeliharaan Rutin

Untuk menjaga kondisi filling kabinet tetap baik dan awet, lakukanlah pemeliharaan rutin seperti membersihkan dan mengganti label yang rusak.

8. Buat Kebiasaan Mengembalikan Dokumen pada Tempatnya

Untuk memudahkan dalam mencari dokumen di kemudian hari, buat kebiasaan untuk selalu mengembalikan dokumen pada tempatnya setelah digunakan. Hal ini akan membuat filling kabinet tetap teratur dan rapi.

9. Buat Sistem Waktu

Buatlah sistem waktu untuk setiap dokumen yang disimpan di dalam filling kabinet. Misalnya, dokumen yang sudah tidak digunakan lagi dapat dihapus setelah melewati batas waktu tertentu.

10. Buat Salinan Data Penting

Penting untuk membuat salinan data penting seperti surat perjanjian, kontrak, dan dokumen legal lainnya. Salinan ini dapat disimpan di tempat yang berbeda dari filling kabinet agar tetap aman.

11. Pertimbangkan Penggunaan Filling Kabinet Digital

Jika Anda ingin menghemat ruang dan tidak ingin repot dalam mencari dokumen, pertimbangkan penggunaan filling kabinet digital. Filling kabinet digital dapat disimpan di dalam komputer atau server yang terhubung dengan jaringan internet.

12. Gunakan Label Warna

Untuk memudahkan dalam mengindentifikasi dokumen, gunakan label warna pada pembatas filling kabinet. Misalnya, label warna merah untuk dokumen keuangan, label warna hijau untuk dokumen perizinan, dan lain sebagainya.

13. Buat Kategori Tambahan

Jika kategori dokumen yang telah ditentukan terlalu umum, Anda bisa membuat kategori tambahan. Misalnya, kategori dokumen untuk proyek tertentu, kategori dokumen untuk departemen tertentu, dan lain sebagainya.

14. Gunakan Aplikasi Pengarsipan

Jika Anda ingin lebih mudah dalam mengelola filling kabinet, gunakan aplikasi pengarsipan. Aplikasi ini akan membantu Anda dalam mencari dokumen dengan cepat dan mudah.

15. Buat Sistem Penomoran

Untuk memudahkan dalam mengindentifikasi dokumen, buatlah sistem penomoran untuk setiap dokumen yang disimpan di dalam filling kabinet. Sistem penomoran ini dapat berupa angka atau huruf.

16. Buat Arsip Tahunan

Setiap akhir tahun, buatlah arsip tahunan untuk dokumen-dokumen yang telah tidak digunakan lagi. Arsip ini dapat disimpan di tempat lain dan hanya diakses jika diperlukan.

17. Buat Sistem Peminjaman Dokumen

Jika filling kabinet digunakan oleh banyak orang, buatlah sistem peminjaman dokumen. Hal ini akan memudahkan dalam mengontrol dokumen yang sedang dipinjam dan dokumen yang masih ada di filling kabinet.

18. Buat Kebiasaan Backup Data

Untuk menghindarkan dokumen dari kehilangan atau kerusakan, buatlah kebiasaan untuk backup data secara rutin. Backup data ini dapat disimpan di tempat yang berbeda dari filling kabinet.

19. Gunakan Filling Kabinet dengan Ukuran yang Sesuai

Pilihlah filling kabinet dengan ukuran yang sesuai dengan kebutuhan Anda. Jangan memilih filling kabinet yang terlalu besar atau terlalu kecil.

Kesimpulan

Dengan mengikuti beberapa tips di atas, Anda dapat mengatur filling kabinet dengan mudah dan efektif. Pastikan filling kabinet Anda selalu teratur dan rapi agar dokumen yang Anda simpan dapat dengan mudah ditemukan di kemudian hari.