Telepon merupakan salah satu alat komunikasi yang sangat penting dalam dunia bisnis. Dengan telepon, kita bisa berkomunikasi dengan mitra bisnis atau pelanggan dengan mudah, cepat, dan efektif. Namun, untuk bisa berkomunikasi dengan baik melalui telepon, kita perlu memahami beberapa hal penting dalam percakapan bisnis melalui telepon.
1. Menjaga Etika dan Sopan Santun
Sebelum masuk ke dalam percakapan bisnis melalui telepon, pastikan Anda sudah mengetahui etika dan sopan santun dalam berbicara di telepon. Sebaiknya, mulai percakapan dengan sapaan yang sopan dan jangan lupa untuk mengucapkan terima kasih pada akhir percakapan. Jangan menggunakan bahasa yang kasar atau tidak sopan.
2. Menyampaikan Nama dan Perusahaan dengan Jelas
Saat memulai percakapan bisnis melalui telepon, pastikan Anda menyampaikan nama dan perusahaan dengan jelas. Hal ini penting agar mitra bisnis atau pelanggan dapat mengenali Anda dengan baik dan tidak terjadi kesalahpahaman.
3. Menjaga Konsentrasi dan Fokus
Saat berbicara di telepon, pastikan Anda fokus pada percakapan dan jangan terganggu oleh hal-hal lain seperti pesan singkat atau email. Jangan multitasking saat berbicara di telepon karena hal ini dapat mengurangi kualitas percakapan dan membuat mitra bisnis atau pelanggan merasa tidak dihargai.
4. Menggunakan Bahasa yang Mudah Dipahami
Ketika berbicara di telepon, gunakan bahasa yang mudah dipahami oleh mitra bisnis atau pelanggan. Hindari penggunaan istilah atau jargon yang sulit dipahami. Gunakan bahasa yang mudah dipahami dan jelas.
5. Menjaga Emosi dan Suara
Saat berbicara di telepon, pastikan Anda menjaga emosi dan suara. Hindari menggunakan suara yang terlalu keras atau terlalu rendah. Jangan menunjukkan emosi yang negatif seperti marah atau tidak sabar karena hal ini dapat membuat mitra bisnis atau pelanggan merasa tidak nyaman.
6. Menyampaikan Pesan dengan Jelas dan Tegas
Saat berbicara di telepon, pastikan Anda menyampaikan pesan dengan jelas dan tegas. Hindari penggunaan kata-kata yang ambigu atau tidak jelas. Jangan takut untuk mengulang pesan jika diperlukan.
7. Mendengarkan dengan Baik
Saat berbicara di telepon, jangan hanya berbicara saja. Pastikan Anda juga mendengarkan dengan baik apa yang disampaikan oleh mitra bisnis atau pelanggan. Jangan terburu-buru untuk memberikan respons sebelum benar-benar memahami apa yang disampaikan.
8. Menjaga Waktu Percakapan
Saat berbicara di telepon, pastikan Anda menjaga waktu percakapan. Jangan terlalu lama berbicara karena hal ini dapat membuat mitra bisnis atau pelanggan merasa tidak dihargai. Pastikan Anda memberikan waktu yang cukup untuk mitra bisnis atau pelanggan untuk berbicara.
9. Menyampaikan Informasi yang Akurat
Saat berbicara di telepon, pastikan Anda menyampaikan informasi yang akurat dan jelas. Hindari memberikan informasi yang salah atau tidak akurat karena hal ini dapat membuat mitra bisnis atau pelanggan kecewa.
10. Menyampaikan Tujuan Percakapan dengan Jelas
Ketika berbicara di telepon, pastikan Anda menyampaikan tujuan percakapan dengan jelas. Jangan membuat mitra bisnis atau pelanggan bingung dengan tujuan percakapan. Sampaikan tujuan percakapan dengan jelas dan tegas.
11. Mengucapkan Selamat Tinggal dengan Sopan
Saat percakapan selesai, jangan lupa untuk mengucapkan selamat tinggal dengan sopan. Jangan langsung menutup telepon tanpa mengucapkan selamat tinggal karena hal ini dapat membuat mitra bisnis atau pelanggan merasa tidak dihargai.
12. Mengirimkan Email atau Pesan Singkat Setelah Percakapan
Setelah percakapan selesai, sebaiknya kirimkan email atau pesan singkat untuk menegaskan apa yang telah disepakati dalam percakapan. Hal ini dapat meminimalisir terjadinya kesalahpahaman.
13. Menjaga Keharmonisan Percakapan
Saat berbicara di telepon, pastikan Anda menjaga keharmonisan percakapan. Hindari penggunaan kata-kata yang kasar atau mengkritik. Jangan membuat mitra bisnis atau pelanggan merasa tidak nyaman dengan percakapan.
14. Menyampaikan Apresiasi dan Terima Kasih
Saat berbicara di telepon, jangan lupa untuk menyampaikan apresiasi dan terima kasih kepada mitra bisnis atau pelanggan. Hal ini dapat membuat mitra bisnis atau pelanggan merasa dihargai dan merasa senang berbicara dengan Anda.
15. Menjaga Kerahasiaan Informasi
Saat berbicara di telepon, pastikan Anda menjaga kerahasiaan informasi yang disampaikan oleh mitra bisnis atau pelanggan. Jangan memberikan informasi yang bersifat rahasia kepada pihak lain tanpa izin dari mitra bisnis atau pelanggan.
16. Menjaga Profesionalitas
Saat berbicara di telepon, pastikan Anda menjaga profesionalitas. Jangan terlalu akrab dengan mitra bisnis atau pelanggan sehingga mengurangi kualitas percakapan. Jangan menunjukkan sikap yang tidak profesional seperti terlalu santai atau tidak serius.
17. Menggunakan Kode Etik Bisnis
Saat berbicara di telepon, pastikan Anda menggunakan kode etik bisnis yang baik. Hindari melakukan tindakan yang merugikan mitra bisnis atau pelanggan seperti menawarkan produk atau jasa yang tidak sesuai atau mengeksploitasi mitra bisnis atau pelanggan.
18. Menghindari Pembicaraan yang Tidak Penting
Saat berbicara di telepon, hindari pembicaraan yang tidak penting atau tidak relevan dengan tujuan percakapan. Hal ini dapat membuat mitra bisnis atau pelanggan merasa tidak dihargai dan membuang-buang waktu.
19. Menggunakan Bahasa yang Ramah
Saat berbicara di telepon, gunakan bahasa yang ramah dan sopan. Hindari menggunakan bahasa yang kasar atau mengancam. Gunakan bahasa yang ramah dan sopan agar mitra bisnis atau pelanggan merasa nyaman dan dihargai.
20. Menjaga Kesopanan dan Kehormatan
Saat berbicara di telepon, pastikan Anda menjaga kesopanan dan kehormatan. Hindari melakukan tindakan yang merugikan mitra bisnis atau pelanggan seperti meminta sesuatu yang tidak pantas atau melecehkan mitra bisnis atau pelanggan.
Kesimpulan
Percakapan bisnis melalui telepon merupakan hal yang penting dalam dunia bisnis. Untuk bisa berkomunikasi dengan baik melalui telepon, kita perlu memahami beberapa hal penting seperti etika dan sopan santun, menyampaikan pesan dengan jelas dan tegas, menjaga konsentrasi dan fokus, serta menggunakan bahasa yang mudah dipahami. Dengan memahami hal-hal tersebut, kita dapat menjalin hubungan bisnis yang baik dengan mitra bisnis atau pelanggan melalui telepon.
Artikel Contoh Percakapan Bisnis Melalui Telepon
© Copyright 2023 TEKNOBGT.COM
